Übersicht Verträge

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Der Aufbau der Oberfläche des Vertragsmoduls
Der Dialog für die Vertragsbearbeitung

Der Aufbau der Oberfläche des Vertragsmoduls

Das Vertragsmodul markiert den Abschluss der Positionsbesetzung. Ein Vertrag umfasst im wesentlichen alle Angaben für die Erstellung der Bewerber- und Kundenverträge. Wenn für die Besetzung einer Position mehrere Bewerber rekrutiert werden, dann werden die zugehörigen Verträge in einem Projektordner zusammengefasst. Dies gilt ebenfalls für Vertragsverlängerungen und Nach- bzw. Umbesetzungen. Die nachfolgende Grafik zeigt im Listenbereich (1) den Vertrag Bankportal Kd, der zum Projekt Bankportal gehört. Im Filterbereich (2) sind alle Verträge aufgeführt, die für die Besetzung der zugrundeliegenden Position mit Bewerbern und dem Auftraggeber geschlossen wurden, im Beispiel ist das der Vertrag mit dem Bewerber Peter Ehrlich.

Innerhalb des Detailbereichs geben die farbigen Balken Überblick über den aktuellen Verlauf der Verträge mit dem Auftraggeber und mit dem Bewerber (3). Die blauen Balken stellen das Verhältnis zwischen bisher verstrichener Vertragslaufzeit und Gesamtvertragslaufzeit dar, die gelben Balken das Verhältnis der bisher abgerechneten Arbeitszeit und der kalkulierten Gesamtsumme. Idealer Weise stimmen die Längen der gelben Balken mit denen der blauen Balken überein. Die Prozentangaben rechts neben der Balken ist das Verhältnis zwischen aktueller Vertragslaufzeiten (blaue Balken) bzw. der abgerechneten Arbeitsstunden (gelbe Balken) zur Gesamtvertragslaufzeit. Rechts daneben werden die absoluten Angaben angezeigt, die der Balkengrafik zugrunde liegen.

Die Auswertungen (4) enthalten die Angaben zum Gesamtpreis VK netto (194.798,00 €), zu den Nebenkosten (-14.798,00 €), zu den Einnahmen für den Bewerber (Netto-VK, 40.000,- €), den Ausgaben für den Bewerber (Nettogehalt des Bewerbers, -32.000,- €), die Höhe des Rohgewinns (Marge, 8.000,- €), die Bearbeiterprovision (-400,- €) und den Netto-Erlös für das vermittelnde Unternehmen (7.600,- €). Die rot ausgezeichneten Werte sind negativ und werden vom Gesamt VK subtrahiert.

Die Angaben beziehen sich auf die bisher abgerechneten Monate. Die Angaben für den maximalen Rohgewinn, den Provisionssatz und den maximalen Nettoerlös werden als Information angezeigt. Die Angaben in diesem Bereich werden mit jeder Abrechnung neu berechnet.

In der Tabelle Abgerechnet werden die bereits abgerechneten Monate chronologisch aufgelistet. Darunter befinden sich die Berechnungen für das verbleibende Stundenkontingent und der noch zu zahlenden Nebenkosten.

Die Angabe Überschreitung ist die Zahl der Arbeitszeit, die die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschreitet.

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Der Dialog für die Vertragsbearbeitung

Der Dialog zur Bearbeitung eines Vertrags wird mit Doppelklick im Listenbereich des Vertragsmoduls geöffnet. Er enthält vier Registerkarten:

a) Das Register Vertrag, das die vertraglichen Eckdaten enthält
b) Das Register Ressourcen, sämtliche vertragsrelevante Angaben zum Bewerber enthält
c) Das Register Rechnung mit Angaben zur Rechnungsstellung
d) Das Register Datenberechtigung mit den Optionen, die die Zugriffsmöglichkeiten der Bearbeiter festlegen

Übersicht über das Register Vertrag

Dieses Register enthält allgemeine Angaben, die für den Verträg mit dem Kunden und mit dem Bewerber gelten.

Bezeichnung	Beschreibung
Position	Zeigt die dem Kundenvertrag und Bewerbervertrag zugrundeliegende Position. Bei der Vertragserstellung ist es nicht möglich, dieses Feld leer zu lassen. Es muss eine zuvor erstellte Position aus der Positionsliste zugeordnet werden. Die Liste der vorhandenen Positionen wird mit Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten geöffnet, die sich rechts neben der Zeile Position befindet.
Projektbezeichnung	Nachdem eine Position ausgewählt wurde, erscheint in der Zeile Projektbezeichnung der Positionstitel. Dieser kann durch einen anderen Text bzw. Zeichen-Ziffer-Kombination ersetzt werden. Die Projektbezeichnung erscheint innerhalb des Filterbereichs des Vertragsmoduls als Ordnername, innerhalb des Listenbereichs in der Spalte Projekt und innerhalb des Detailbereichs.
Beschreibung	In dieses Feld kann ein Text eingegeben werden, der das Projekt beschreibt.
Beschreibung der Aufgabe / Vertragsinhalt	In dieses Feld kann ein Text eingegeben werden, der die Aufgabe beschreibt.
Auftragsort	Angabe des Orts, an dem das Projekt durchgeführt wird. Die Variable für den Auftragsort kann innerhalb von Textvorlagen verwendet, als Spalte im Listenbereich eingefügt und als Suchkriterium verwendet werden.
Referenznummer	Ein Feld für die Eingabe einer Zeichen-Ziffern-Kombination. Die Variable für die Referenznummer kann innerhalb von Textvorlagen verwendet, als Spalte im Listenbereich eingefügt und als Suchkriterium verwendet werden.
Schaltfläche Lade von Position	Öffnet die Liste der Positionen, deren Angaben in die Vertragsfelder geladen werden sollen.

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Übersicht über das Register Kunde

Dieses Register enthält die Angaben, die für den Verträg mit dem Kunden gelten.

Bezeichnung	Beschreibung
Stundensatzvertrag	Dies ist die Angabe der Vertragsart. Drei Vertragsarten sind möglich: a) Stundensatzvertrag b) Tagessatzvertrag c) Festpreisvertrag In Abhängigkeit von der Vertragsart ändert sich der Inhalt des Regsters.
Gesamtpreis VK netto	Die Summe vom Gesamtpreis VK und allen pauschalen Nebenkosten. Hinweis: Werden Nebenkosten monatlich abgerechnet, dann werden diese nicht zum Gesamtpreis VK addiert. Der bei Vertragserstellung ermittelte Gesamtpreis VK ändert sich während der Vertragslaufzeit nicht.
Vertragsdaten	Zu diesem Bereich gehören die Vertragsbezeichnung als Zeichen-Ziffern-Kombination, die Auswahl des Ansprechpartners beim beauftragenden Unternehmen, Vertragsbeginn und -ende, die optionale Angabe von Bemerkungen zum Vertrag und die Auswahl der Vertragsart. Der Vertragsart kommt grundlegende Bedeutung zu. Je nach ausgewählter Vertragsart ändert sich der Inhalt der Register Kunde und Bewerber. Beispielsweise wird bei der Auswahl Festpreis der Bereich Meilensteine innerhalb der Register Kunde und Bewerber eingeblendet und das Feld Gesamtstunden ausgeblendet, da diese Angabe bei Festpreisprojekten keine Relevanz hat.
VK-Preis brutto	Zu diesem Bereich gehören die Angaben des VK-Preis Netto und des VK-Preis Brutto und ein Auswahlfeld für Bemerkungen zum VK. Die Liste der auswählbaren Bemerkungen kann innerhalb der Systemlisten erstellt werden. Des Weiteren kann der Akquisiteur und der Provisionssatz in Prozent angegeben werden. Hinweis: Erfolgt die Vertragserstellung innerhalb des Positionenmoduls, dann werden die bereits eingetragenen Angaben in die Felder des Bereichs VK-Preis automatisch übernommen.
Die Schaltfläche Lade Position	Vertragsdaten können aus einem Dokument eingelesen werden.
Status des Vertrags	Verträgen kann eine der folgenden Statusangaben zugewiesen werden: Abgelaufen, Aktiv, Geplant und Zukünftiger Vertrag Vertragsunterlagen werden automatisch als vollständig markiert wenn die folgenden vier Einzelschritte abgehakt sind: 1) Der Vertrag wurde an den Bewerber gesandt 2) Der Bewerber hat den unterschriebenen Vertrag zurückgeschickt mit Datumsangabe 3) Der Vertrag wurde vom Kunden angefordert 4) Der Kunde hat den Vertrag unterschrieben zurückgeschickt mit Datumsangabe
Bei Festpreisverträgen erscheint der Bereich Kunden Meilensteine	Nur bei Festpreisverträgen kann innerhalb dieses Bereichs die Abrechnung des VK-Preis netto auf mehrere Monate verteilt werden. Die Summe der Meilensteine darf nicht vom VK-Preis netto abweichen. Hinweis: Meilensteine können auch außerhalb der Vertragslaufzeit gesetzt werden. Innerhalb der Rechnungsabwicklung werden diese dann innerhalb des Abrechnungsmonats angezeigt. Die Monate zwischen einem Abrechnungsmonat mit Meilenstein und Vertragsbeginn bzw. -ende werden nicht angezeigt, da diese außerhalb der Vertragslaufzeit liegen und zugleich keinen Meilenstein haben.

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Übersicht über das Register Ressource

Bezeichnung	Beschreibung
Bewerber zuordnen	Das Feld Bewerber zuordnen führt den Bewerberdatensatz an, der dem Vertrag zugeordnet ist. Wurde der Vertrag innerhalb des Positionenmoduls erstellt, dann werden für die vermittelten Bewerber jeweils Einzelverträge erstellt, in denen jene als zugeordnete Bewerber angegeben sind. In einem Vertrag kann jeweils nur ein Bewerber zugeordnet werden. Mit Klick auf die Schaltfläche Freigeben kann die bestehende Zuordnung des Bewerbers zum Vertrag aufgehoben werden. In diesem Fall wird der Vertag innerhalb des Bewerbermoduls aus dem Register Verträge entfernt. Innerhalb des Positionenmoduls wird der Bewerberdatensatz im Register Zugeordnete Bewerber weiterhin aufgeführt. Nachdem die Zuordnung entfernt wurde, muss dem Vertrag ein anderer Bewerber zugeordnet werden. Mit Klick auf die nun aktive Schaltfläche Zuordnen kann die Liste der Bewerberdatensätze geöffnet werden. Innerhalb dieser Liste kann dann ein anderer Bewerber dem Vertrag zugeordnet werden. Es ist möglich, eine bestehende Zuordnung zu entfernen und das Dialogfenster mit Klick auf die Schaltfläche Abbrechen zu schließen. Es ist jedoch nicht möglich, weitere Änderungen am Vertrag zu speichern, ohne einen anderen Bewerbers zuzuordnen. In diesem Fall erscheint ein Hinweisfenster mit der Aufforderung, dem Vertrag zunächst einen anderen Bewerber zuzuordnen. Es ist möglich, einen Bewerber einem Vertrag zuzuordnen, ohne dass er innerhalb des Positionenmoduls der zugrundeliegenden Position zugeordnet wurde. Mit Klick auf die Schaltfläche Details kann ein Dialog geöffnet werden, in dem weitere Angaben zur Tätigkeit des Bewerbers innerhalb der Position angegeben werden können. Diese weiteren Angaben sind die Funktionsbezeichung, eine Tätigkeitsbeschreibung, Bemerkungen und die Kommunikationsdaten des Bewerbers während der Arbeitszeit.
Vertragsbezeichnung, Vertragsbeginn und Vertragsende	In diesem Feld wird die Bezeichnung angezeigt, die bei der Vertragserstellung erzeugt wird. Sie ist identisch mit der Vertragsbezeichnung innehalb des Registers Vertrag und besteht aus den drei Elementen: P für Projekt, JJMM (Jahr und Monat der Vertragserstellung) - Bewerbernummer. Die eingetragene Bezeichnung ist eine Vorschlagsangabe, die durch eine Zeichenkette ersetzt werden kann, die aus einer selbst gewählten Zeichen-Ziffernkombination besteht. Die vorgegebene Vertragsbezeichnung kann durch eine andere ersetzt werden. Die Felder Vertragsbeginn und Vertragsende werden ebenfalls bei der Vertragserstellung ausgefüllt. Sie enthalten die Angaben zur Positionslaufzeit. Beide Angaben können jedoch geändert werden.
EK-Preis	Die Felder Gesamtstunden bzw. Gesamttage, EK-Preis netto, EK-Preis brutto, Leistungsart und Beraterkategorie werden ebenfalls schon bei der Vertragserstellung ausgefüllt. Hinweis: Je nach im Register Kunden ausgewählter Vertragsart ändert sich zum einen entsprechend die Bezeichnung dieses Bereichs und zum anderen werden bei der Auswahl der Vertragsart Festpreis innerhalb dieses Bereichs die Felder Gesamtstunden bzw. Gesamttage ausgeblendet. Der Bereich Bewerber Meilensteine wird dann eingeblendet. Die Felder Leistungsart und Beraterkategorie enthalten die Angaben, die bereits innerhalb des Feedbackformulars im Positionenmodul, Register Zugeordnete Bewerber angegeben wurden. Die Angaben in diesen drei Feldern können innerhalb eines Vertrags geändert werden.
EK-Preis netto und EK-Preis brutto	Die Felder Gesamtstunden, EK-Preis netto (/Stunde /Tag /Festpreis), EK-Preis brutto (/Stunde /Tag /Festpreis) enthalten bei der Vertragserstellung die entsprechenden Werte aus dem Kalkulationsformular im Positionenmodul, Register Zugeordnete Bewerber. Die Angaben können innerhalb eines Vertrages geändert werden. Bei der Vertragserstellung innerhalb des Vertragsmoduls sind diese Felder leer. Wird die Vertragsart Festpreis gewählt, dann wird das Felde Gesamtstunden bzw. Gesamttage ausgeblendet, da sie für die Berechnung nicht benötigt werden.
Meilenstein Abrechnung
Nebenkosten	Nebenkosten können pauschal oder monatlich angegeben werden. A) Pauschale Nebenkosten Werden Nebenkosten pauschal angegeben, dann kann für jede Nebenkostenart ein Betrag in dem Register Ressourcen angegeben werden. Die einzelnen Nebenkosten werden innerhalb der System-Einstellungen festgelegt (Weitere Info). Bei der Abrechnung werden die Nebenkostenbeträge dann jeweils nur einmal berücksichtigt innerhalb der Projektlaufzeit. B) Monatliche Nebenkosen Erfolgt die Nebenkostenabrechnung monatlich, dann werden die Beträge für Nebenkosten innerhalb der Rechnungsabwicklung angegeben. Daher ist der Bereich für die Nebenkostenerfassung innerhalb des Registers Ressourcen deaktiviert. Hinweis: Es ist möglich, die Nebenkostenberechnung während der Vertragslaufzeit von pauschaler auf monatlicher oder von monatlicher auf pauschale Berechnung umzustellen. In beiden Fällen werden die bereits erfassten pauschalen oder monatlichen Beträge auf 0 gesetzt. Die zuvor erfassten Beträge gehen dabei verloren! In beiden Fällen müssen bereits abgerechnete Nebenkostenbeträge vom Bearbeiter in die geänderte Berechnungsart eingerechnet werden. Der Bereich für die Erfassung der pauschalen Nebenkostenbeträge wird automatisch wieder aktiviert, wenn die Umstellung von monatliche auf pauschale Erfassung erfolgt, im anderen Fall wird dieser Bereich automatisch deaktiviert.

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Übersicht über das Register Rechnung

Bezeichnung	Beschreibung
Bestellnummer beim Kunden	In das Feld Bestellnummer beim Kunden kann eine freiwählbare Folge von bis zu 30 Buchstaben und Ziffern eingegeben werden.
Rechnungsanschrift und Ansprechpartner Buchhaltung	Das Feld Rechnungsanschrift enthält einen Verweis zum Datensatz des Geschäftskontakts, an dem die Rechnungen gesendet werden sollen. Das Feld Ansprechpartner Buchhaltung enthält einen Verweis zum Datensatz eines zweiten Geschäftskontakts, der die Rechnung ebenfalls enthalten soll.
Rechnungstext	In das Feld Rechnungstext kann ein Text eingegeben werden, der innerhalb der Rechnungen, die im Rahmen des Vertrags erstellt werden, angezeigt wird.
Bemerkungen zur Abrechnung	In das Feld Bemerkungen zur Abrechnung kann ein Text eingegeben werden, der innerhalb der Rechnungen, die im Rahmen des Vertrags erstellt werden, angezeigt werden kann.
Zahlungsziel Kunde und Zahlungsziel Bewerber	Innerhalb der Verträge mit dem Kunden und des Kandidaten können separate Rabattvereinbarungen getroffen werden. Es kann die Anzahl an Tagen ausgewählt werden innerhalb der ein Rabatt gewährt wird.
Zahlungsziel Kunde in Tagen und Zahlungsziel Bewerber in Tagen	Legen die Fristen fest, bis wann der Kunde die Rechnungsbeträge spätestens überwiesen haben muss und bis wann das Honorar an den Freiberufler gezahlt sein muss.
USt-IdNr.	Angabe der durch das Finanzamt vergegebenen USt-IdNr. des Kunden
Steuernummer	Angabe der durch das Finanzamt vergegebenen Steuernummer des Kunden
USt-IdNr.	Angabe der durch das Finanzamt vergegebenen USt-IdNr. des Kunden
Debitor-ID	Interne Nummer
Anzahl Rechnungskopien Kunden	Festlegen der Anzahl der Rechnungskopien, die an den Kunden geschickt werden.
Drei Optionsfelder	Kennzeichnung des Vertrags als Leistungsnachweis erforderlich, Kopie Leistungsnachweis an Kunde versenden, Kunde ist steuerpflichtig.

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Zum Register Register Datenberechtigungen

Auch innerhalb des Vertragsmoduls kann der Bearbeiter, der einen Vertrag erstellt, dafür individuelle Datenzugriffsrichtlinien festlegen. Vorausgesetzt der ADM-User hat dem Bearbeiter dafür grundsätzlich die Berechtigung erteilt. Weitere Information zur Zugriffssteuerung finden Sie, wenn Sie diesem Link folgen.

Bezeichnung	Beschreibung
Spalte Benutzer/Gruppen	Es werden alle Benutzer und Gruppen aufgeführt
Spalte Ansicht	Für die einzelnen Benutzer und Gruppen kann ausgewählt werden, ob die Vertragsdaten sichtbar sein sollen oder nicht. Ist das Optionskästchen aktiviert, sind die Vertragsdaten für den Benutzer bzw. für die Gruppe sichtbar.
Spalte Bearbeiten	Für die einzelnen Benutzer und Gruppen kann ausgewählt werden, ob die Vertragsdaten bearbeitbar sein sollen oder nicht. Ist das Optionskästchen aktiviert, können die Vertragsdaten vom Benutzer bzw. von der Gruppe bearbeitet werden.
Spalte Löschen	Für die einzelnen Benutzer und Gruppen kann ausgewählt werden, ob die Vertragsdaten löschbar sein sollen oder nicht. Ist das Optionskästchen aktiviert, können die Vertragsdaten vom Benutzer bzw. von der Gruppe gelöscht werden.
Spalte Benutzer	Zeigt die Kürzel der Benutzer an, die zu einer Gruppe gehören
Voreinstellung verwenden	Mit Klick auf die Schaltfläche Voreinstellung verwenden werden die im WebAdmin gewählten Einstellungen wieder gesetzt.