Die Funktion "Outlook Synchronisation" bewirkt, dass Sie Kontakte, Termine und Aufgaben zwischen Outlook und staffITpro WEB abgleichen können.

Hierbei können Sie vier verschiedene Arten der Synchronisation wählen:

• Synchronisieren (Abgleich der Daten, ggf. Aktualisierung)
• staffITpro überschreibt Outlook (Daten von staffITpro WEB werden nach Outlook übertragen, Überschneidungen werden überschrieben)
• Outlook überschreibt staffITpro (Daten von Outlook werden nach staffITpro WEB übertragen, Überschneidungen werden überschrieben)
• Keine Aktion

Diese Optionen kann man für verschiedene Module einzeln einstellen. Die Module Bewerber und Geschäftskontakte sind dabei nochmal in „Kontakte" und „Aufgaben und Termine" unterteilt.

Für Leads, Positionen, Verträge, Angebote und Allgemeine können nur „Aufgaben und Termine" synchronisiert werden.

Sie finden den Bereich zur Einstellung unter „Optionen > Outlook Synchronisation". Unter „Outlook Postfach" sollte das Konto ausgewählt werden, mit dem synchronisiert werden soll.

Um die Kontakte von staffITpro WEB nach Outlook zu synchronisieren, sollte vorerst die Option „staffITpro überschreibt Outlook" gewählt werden, damit die Kontakte in Outlook erstellt werden.

In den Modulen Bewerber und Geschäftskontakte ist ein Filter „Outlook Synchronisation&quto; verfügbar. In diesem Filter können Sie die Datensätze schieben, die synchronisiert werden sollen.

Beachten Sie, dass nur die Datensätze, die sich in diesen Filter befinden, bei der Synchronisation verschoben werden.

Wenn Sie die Datensätze ausgewählt und verschoben haben, können Sie das Modul Aufgaben auswählen und die Schaltfläche „Outlook Synchronisation" betätigen.

Die Dauer der Synchronisation ist von der Datenmenge abhängig.

Nachdem die Synchronisation durchgelaufen ist, finden Sie die Daten in Outlook wieder. Dort können Änderungen vorgenommen werden, die dann wieder mit der Option „Synchronisieren" in staffITpro WEB übertragen werden können. Die Änderungen werden dann an den Datensätzen in staffITpro WEB vorgenommen. Dabei werden die aktuellsten Daten gewählt.

Die einzigen Daten, die nicht von Outlook nach staffITpro WEB übertragen werden können, sind Änderungen an den Geschäftskontakten, sowie Kontakte, die über Outlook erstellt wurden oder Termine und Aufgaben, die nur in Outlook bestehen.

Änderungen in Outlook, gelten nur für den Datensatz in Outlook. Der Datensatz in staffITpro WEB bleibt unberührt. Jedoch werden Änderungen in staffITpro WEB, falls diese aktueller sind, nach Outlook übertragen, wodurch der Datensatz angepasst werden kann.

Dass in Outlook erstellte Datensätze nicht nach staffITpro WEB übertragen werden liegt daran, dass es in Outlook keine Unterteilung zwischen Bewerber und Geschäftskontakte gibt und staffITpro WEB somit die Zuordnung nicht herstellen kann.